Come scrivere un'e-mail di lavoro: 10 consigli utili

Ti sembra off-topic questo post sul mio blog? Ti assicuro di no, sia perchè parlo di contenuti online (l’e-mail non rappresenta forse l’emblema della comunicazione digitale?!) sia perchè saper scrivere un’e-mail di lavoro professionale è fondamentale, in ogni lavoro e settore.

L’e-mail: la comunicazione online

Mi sto rendendo sempre più conto di quanto sia importante saper scegliere le giuste parole, il giusto tono, il giusto mood, le giuste sfumature linguistiche quando si scrive un’e-mail. Non faccio certo riferimento a quei stilemi linguistici pedanti, iper-formali, che danno tanto l’idea di “forma” ma di poca “sostanza”.

L’e-mail è uno strumento davvero efficace, veloce e semplice di comunicazione tra persone ma, essendo online, quindi presupponendo una barriera (che può essere lo smartphone, il pc o il tablet), non consente, sia a chi scrive che a chi riceve, di trasmettere tonalità ed intenzioni, causando spesso inutili fraintendimenti.

Non aspettarti consigli stratosferici (di certo non ho scoperto l’acqua calda!), ma, più che altro, vorrei condividere alcuni punti, semplici ma mai banali, da tenere sempre bene in considerazione quando si scrive un’e-mail di lavoro.

10 consigli per scrivere un’e-mail di lavoro efficace

1. Inizia a scrivere la tua e-mail salutando il tuo interlocutore (il grado di formalità o informalità dipende dalla relazione che hai con lui/lei e/o dal suo job title) e ringraziandolo, eventualmente, per una sua precedente e-mail.

Esempio 1: “Ciao Daniela, grazie per la tua gentile e-mail.”

Esempio 2: “Buongiorno Daniela, ti ringrazio per la tua precedente e-mail, chiara ed completa di ogni informazione.”

Esempio 3: “Gent.ma Daniela, La ringrazio per la sua e-mail.”

2. Assicurati di scegliere le parole “giuste”: un termine piuttosto che un altro può modificare significativamente il senso di una frase o di un’intenzione che vuoi esprimere.

–> Se devi confermare qualcosa, opta per il verbo “confermare”, appunto, e non “comunicare”.

Esempio 1: “Volevo gentilmente confermarti la mia disponibilità a…” e non scrivere “Volevo gentilmente comunicarti la mia disponibilità a…”. Tutto ciò può sembrare banale, ma non lo è affatto, un verbo, un aggettivo, un sostantivo hanno un proprio potere comunicativo, in grado di differenziarlo da tutti gli altri.

–> Usa sinonimi.

Anzichè scrivere sempre “dire”, scegli tra “comunicare”, “affermare”, “sostenere” e così via.

3. Modera l’utilizzo del termine “urgente”.

Quando qualcosa è veramente urgente? Spesso si abusa di questa parola, inserendo nell’e-mail quasi come fosse diventata routine, il concetto dell’urgenza, ma attenzione, perchè, così facendo, si può provocare un senso di inutile ansia e frustrazione nei confronti del nostro collaboratore/cliente/partner. Per evitare che sia sempre tutto urgente (sarebbe anche poco credibile e poco professionale, non credi?!), organizza le tue comunicazioni per tempo: se sai che un’attività è per te particolarmente importante, danne comunicazione per e-mail al tuo interlocutore con qualche giorno di anticipo, per poi eventualmente inviare un sollecito qualche giorno dopo.

Ricorda: spesso e volentieri l’urgenza nasce da una mancata e proficua organizzazione personale!

4. Cura la punteggiatura.

Proprio perchè l’e-mail non è vocale, quindi non veicola accenti e tono del linguaggio, è fondamentale aiutarsi con la punteggiatura per trasmettere la giusta intenzione comunicativa. Usa sensatamente virgole, punti e usa moderatamente punti esclamativi ed interrogativi.

Se inserisci tanti punti interrogativi alla fine di una domanda, tramite e-mail, potrà sembrare che te stia quasi prendendo in giro il tuo interlocutore, anche se in realtà la tua intenzione era solo quella di comprendere se aveva capito bene il tuo messaggio.

Esempio 1: “Volevo proseguire con l’attività in questo modo. Tutto chiaro?????????????????????” Questa domanda può essere interpretata come: “È tutto chiaro o ti devo rispiegare ancora tutto? Ce la fai a capire?”. Opta per un tono molto più gentile, come:

Esempio 2 “Volevo proseguire con l’attività in questo modo. Che ne pensi? Per te è OK?”.

5. Sii chiaro ed esaustivo, fornendo tutte le informazioni al tuo interlocutore.

In tal modo, eviterete entrambi ulteriori e-mail di chiarimento, quindi inutili perdite di tempo.

6. Al termine dell’e-mail ringrazia sempre.

A me capita talvolta di ricevere richieste di esecuzione di task senza il “grazie” finale e sai cosa penso? Beh, il “grazie” non si nega mai a nessuno, soprattutto se chiedo a qualcuno di fare qualcosa!

Esempio 1: “Ti chiederei quindi di creare il piano editoriale per il prossimo mese. Grazie / Ti ringrazio! / Ti ringrazio molto!” e così via.

7. Chiudi l’e-mail creando empatia.

Un semplicissimo “A presto!”, “Buona giornata!”, “Buon lavoro!” possono rappresentare ponti linguistici tra l’indifferenza e un atteggiamento empatico.

8. Ricorda ti mantenere in CC tutte le persone che erano già presenti nelle precedenti conversazioni.

Se un certo numero di persone sono state messe in copia, un motivo ci sarà: devono essere anch’esse aggiornate sugli sviluppi della comunicazione.

9. Non dimenticare mai l’oggetto dell’e-mail.

È la prima forma di presentazione: l’oggetto dell’e-mail deve essere corto, immediatamente comprensibile e fare subito riferimento al cuore dell’argomento. È una sorta di preview di ciò che l’interlocutore leggerà nel corpo e-mail.

10. Invia e-mail con moderazione.

Evita in assoluto di bombardare il tuo interlocutore di e-mail.

–> cerca di fornire tutte le informazioni in un’unica e-mail

–> non inviare un’e-mail di sollecito per chiedere se ha ricevuto la tua e-mail o quando ti risponderà dopo qualche ora o 1 giorno da quando hai inviato la tua e-mail. Dai il giusto tempo al tuo interlocutore per risponderti: siamo tutti molto impegnati e ogni e-mail merita un tempo opportuno di risposta.

 

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