Ti sembra off-topic questo post sul mio blog? Ti assicuro di no, sia perch\u00e8 parlo di contenuti online (l’e-mail non rappresenta forse l’emblema della comunicazione digitale?!) sia perch\u00e8 saper scrivere un’e-mail di lavoro professionale \u00e8 fondamentale, in ogni lavoro e settore.<\/p>\n
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Mi sto rendendo sempre pi\u00f9 conto di quanto sia importante saper scegliere le giuste parole, il giusto tono, il giusto mood, le giuste sfumature linguistiche quando si scrive un’e-mail. Non faccio certo riferimento a quei stilemi linguistici pedanti, iper-formali, che danno tanto l’idea di “forma” ma di poca “sostanza”.<\/p>\n
L’e-mail \u00e8 uno strumento davvero efficace, veloce e semplice di comunicazione tra persone ma, essendo online, quindi presupponendo una barriera (che pu\u00f2 essere lo smartphone, il pc o il tablet), non consente, sia a chi scrive che a chi riceve, di trasmettere tonalit\u00e0 ed intenzioni, causando spesso inutili fraintendimenti.<\/p>\n
Non aspettarti consigli stratosferici (di certo non ho scoperto l’acqua calda!), ma, pi\u00f9 che altro, vorrei condividere alcuni punti, semplici ma mai banali, da tenere sempre bene in considerazione quando si scrive un’e-mail di lavoro.<\/p>\n
1. Inizia a scrivere la tua e-mail salutando il tuo interlocutore<\/strong> (il grado di formalit\u00e0 o informalit\u00e0 dipende dalla relazione che hai con lui\/lei e\/o dal suo job title) e ringraziandolo<\/strong>, eventualmente, per una sua precedente e-mail.<\/p>\n Esempio\u00a01:\u00a0“Ciao Daniela, grazie per la tua gentile e-mail.”<\/em><\/p>\n Esempio 2: “Buongiorno Daniela, ti ringrazio per la tua precedente e-mail, chiara ed completa di ogni informazione.”<\/em><\/p>\n Esempio 3: “Gent.ma Daniela, La ringrazio per la sua e-mail.”<\/em><\/p>\n 2. Assicurati di scegliere le parole “giuste”<\/strong>: un termine piuttosto che un altro pu\u00f2 modificare significativamente il senso di una frase o di un’intenzione che vuoi esprimere.<\/p>\n –> Se devi confermare qualcosa, opta per il verbo “confermare”, appunto, e non “comunicare”.<\/p>\n Esempio 1: “Volevo gentilmente confermarti la mia disponibilit\u00e0 a…” e non scrivere “Volevo gentilmente comunicarti la mia disponibilit\u00e0 a…”.<\/em> Tutto ci\u00f2 pu\u00f2 sembrare banale, ma non lo \u00e8 affatto, un verbo, un aggettivo, un sostantivo hanno un proprio potere comunicativo, in grado di differenziarlo da tutti gli altri.<\/p>\n –> Usa sinonimi.<\/p>\n Anzich\u00e8 scrivere sempre “dire”, scegli tra “comunicare”, “affermare”, “sostenere” e cos\u00ec via.<\/p>\n 3. Modera l’utilizzo del termine “urgente”<\/strong>.<\/p>\n Quando qualcosa \u00e8 veramente urgente? Spesso si abusa di questa parola, inserendo nell’e-mail quasi come fosse diventata routine, il concetto dell’urgenza, ma attenzione, perch\u00e8, cos\u00ec facendo, si pu\u00f2 provocare un senso di inutile ansia e frustrazione nei confronti del nostro collaboratore\/cliente\/partner. Per evitare che sia sempre tutto urgente (sarebbe anche poco credibile e poco professionale, non credi?!), organizza le tue comunicazioni per tempo: se sai che un’attivit\u00e0 \u00e8 per te particolarmente importante, danne comunicazione per e-mail al tuo interlocutore con qualche giorno di anticipo, per poi eventualmente inviare un sollecito qualche giorno dopo.<\/p>\n Ricorda: spesso e volentieri l’urgenza nasce da una mancata e proficua organizzazione personale!<\/p>\n 4. Cura la punteggiatura<\/strong>.<\/p>\n Proprio perch\u00e8 l’e-mail non \u00e8 vocale, quindi non veicola accenti e tono del linguaggio, \u00e8 fondamentale aiutarsi con la punteggiatura per trasmettere la giusta intenzione comunicativa. Usa sensatamente virgole, punti e usa moderatamente punti esclamativi ed interrogativi.<\/p>\n Se inserisci tanti punti interrogativi alla fine di una domanda, tramite e-mail, potr\u00e0 sembrare che te stia quasi prendendo in giro il tuo interlocutore, anche se in realt\u00e0 la tua intenzione era solo quella di comprendere se aveva capito bene il tuo messaggio.<\/p>\n Esempio 1: “Volevo proseguire con l’attivit\u00e0 in questo modo. Tutto chiaro?????????????????????”<\/em> Questa domanda pu\u00f2 essere interpretata come: “\u00c8 tutto chiaro o ti devo rispiegare ancora tutto? Ce la fai a capire?”. Opta per un tono molto pi\u00f9 gentile, come:<\/p>\n Esempio 2 “Volevo proseguire con l’attivit\u00e0 in questo modo. Che ne pensi? Per te \u00e8 OK?”.<\/em><\/p>\n 5. Sii chiaro ed esaustivo, fornendo tutte le informazioni al tuo interlocutore<\/strong>.<\/p>\n In tal modo, eviterete entrambi ulteriori e-mail di chiarimento, quindi inutili perdite di tempo.<\/p>\n 6. Al termine dell’e-mail ringrazia sempre<\/strong>.<\/p>\n A me capita talvolta di ricevere richieste di esecuzione di task senza il “grazie” finale e sai cosa penso? Beh, il “grazie” non si nega mai a nessuno, soprattutto se chiedo a qualcuno di fare qualcosa!<\/p>\n Esempio 1: “Ti chiederei quindi di creare il piano editoriale per il prossimo mese. Grazie \/ Ti ringrazio! \/ Ti ringrazio molto!”<\/em> e cos\u00ec via.<\/p>\n 7. Chiudi l’e-mail creando empatia<\/strong>.<\/p>\n Un semplicissimo “A presto!”, “Buona giornata!”, “Buon lavoro!” possono rappresentare ponti linguistici tra l’indifferenza e un atteggiamento empatico.<\/p>\n 8. Ricorda ti mantenere in CC tutte le persone che erano gi\u00e0 presenti nelle precedenti conversazioni<\/strong>.<\/p>\n Se un certo numero di persone sono state messe in copia, un motivo ci sar\u00e0: devono essere anch’esse aggiornate sugli sviluppi della comunicazione.<\/p>\n 9. Non dimenticare mai l’oggetto dell’e-mail<\/strong>.<\/p>\n \u00c8 la prima forma di presentazione: l’oggetto dell’e-mail deve essere corto, immediatamente comprensibile e fare subito riferimento al cuore dell’argomento. \u00c8 una sorta di preview di ci\u00f2 che l’interlocutore legger\u00e0 nel corpo e-mail.<\/p>\n 10. Invia e-mail con moderazione<\/strong>.<\/p>\n Evita in assoluto di bombardare il tuo interlocutore di e-mail.<\/p>\n –> cerca di fornire tutte le informazioni in un’unica e-mail<\/p>\n –> non inviare un’e-mail di sollecito per chiedere se ha ricevuto la tua e-mail o quando ti risponder\u00e0 dopo qualche ora o 1 giorno da quando hai inviato la tua e-mail. Dai il giusto tempo al tuo interlocutore per risponderti: siamo tutti molto impegnati e ogni e-mail merita un tempo opportuno di risposta.<\/p>\n <\/p>\n